WorkFriends gebruiksvoorwaarden en privacyverklaring voor kandidaten.

Wij zijn WorkFriends Referral Recruitment (“wij”, “ons” of “onze”). Wij staan in Nederland geregistreerd bij de KVK met nummer 88186792.

Om contact met ons op te nemen, kunt u een e-mail sturen naar [email protected]

Wat is onze rol?

Wij exploiteren WorkFriends, een online platform dat bestaat uit een app en een web-based portal (onze “diensten”), die de werking en het beheer van referral recruitment op een wijze mogelijk maken die voor werkgevers en werknemers beide voordelig is. Meer informatie kunt u vinden op onze website www.workfriendsapp.nl.

Wanneer u een EOI (Expression of Interest, ofwel, uw interesse kenbaar maakt) indient, zullen wij uw gegevens doorgeven aan de werkgever die verantwoordelijk is voor de vacature waar u op hebt gereageerd. Alle verdere correspondentie zal rechtstreeks tussen u en de toekomstige werkgever plaatsvinden.

Er kunnen andere voorwaarden van toepassing zijn

Ons privacybeleid voor kandidaten (te vinden in het volgende gedeelte van deze pagina) is van toepassing wanneer u een EOI indient. Hierin worden de voorwaarden uiteengezet op basis waarvan wij alle persoonlijke gegevens verwerken die u verstrekt bij het indienen van een EOI. Door een EOI in te dienen, gaat u akkoord met de beschreven verwerking en garandeert u dat alle door u verstrekte gegevens juist zijn.

De werkgever die verantwoordelijk is voor de functie waarop u heeft gesolliciteerd, heeft mogelijk haar eigen privacybeleid en aanvullende voorwaarden die tijdens het wervingsproces op u van toepassing zijn. Hiervoor kunt u de betreffende organisatie benaderen. Wij hebben geen controle over dergelijke beleidsregels of voorwaarden.

Uw details

U bent ervoor verantwoordelijk dat de gegevens die u in een EOI verstrekt nauwkeurig en actueel zijn.

Relatie met werkgevers

We helpen app-gebruikers om u in contact te brengen met hun werkgever als hun werkgever een vacature heeft. Wat we niet doen:

• Voldoende informatie verkrijgen voor potentiële werkgevers om een geschikte kandidaat te selecteren voor de functie die de werkgever wil vervullen;
• Identiteit, ervaring, opleiding, kwalificaties of andere eisen controleren op hun geschiktheid om voor deze vacature en deze werkgever in aanmerking te komen;
• Alle stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat u en de werkgever elk op de hoogte zijn van door de wet of anderszins opgelegde vereisten waaraan een van u moet voldoen om u in staat te stellen deze functie vervullen te vervullen;
• Alle maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat het voor u of de werkgever niet schadelijk is voor u om de te vervullen functie te vervullen;
• enige indicatie geven aan werkgevers of u ongeschikt (of geschikt) bent voor een functie die onder welke omstandigheden dan ook moet worden vervuld;
• u voorstellen aan werkgevers of informatie over u verstrekken (anders dan de gegevens die u ons hebt gevraagd te delen zodat zij rechtstreeks contact met u kunnen opnemen);

We raden u daarom aan zelf te onderzoeken of u geschikt bent voor de geadverteerde functie voordat u een EOI indient. Dit kan omvatten (maar is niet beperkt tot):

• het controleren van de werkgever en de aard van het bedrijf;
• het controleren van de ingangsdatum en duur van de functie;
• het controleren van de te vervullen functie inclusief type werk, locatie en uren;
• en het controleren van de ervaring, opleiding, kwalificaties en machtigingen die de werkgever nodig acht of wettelijk of anderszins verplicht is om de functie uit te oefenen.

Wij zijn alleen verantwoordelijk voor het doorgeven van de gegevens die u met ons deelt aan de desbetreffende werkgever. We geven geen verklaringen, garanties, expliciet of impliciet, dat een werkgever binnen een bepaalde periode contact met u zal opnemen of u enige vorm van werk of werk zal bieden. U erkent en stemt ermee in dat (1) wij niet verantwoordelijk zijn voor het aanbieden of uitvoeren van een vacature of functie, (2) wij geen enkele specifieke werkgever onderschrijven, en (3) niets een dienstverband, agentschap of joint venture-relatie tussen ons en een werkgever tot stand doet komen.

We kunnen wijzigingen aanbrengen in deze voorwaarden

We wijzigen deze voorwaarden van tijd tot tijd. Elke keer dat u een EOI wilt indienen, dient u deze voorwaarden te controleren om er zeker van te zijn dat u de voorwaarden begrijpt die op dat moment van toepassing zijn.

WorkFriends Referral Recruitment (“wij”) nemen gegevensbescherming zeer serieus en begrijpen hoe belangrijk het is om uw privacy en persoonlijke informatie te beschermen. “Persoonlijke informatie” is informatie die u als individu identificeert, zoals uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en IP-adres.

Dit beleid is van toepassing als u een kandidaat bent die een Expression of Interest (blijk van belangstelling / interesse in een vacature) (EOI) indient met betrekking tot een vacature die is gedeeld door een gebruiker van de WorkFriends mobiele applicatie (app). Dit beleid beschrijft de basis waarop alle persoonlijke gegevens die we van u verzamelen of die u ons verstrekt, door ons zullen worden verwerkt. Lees het volgende aandachtig door om onze praktijken met betrekking tot uw persoonlijke gegevens te begrijpen.

Belangrijke informatie en wie we zijn

Wij zijn WorkFriends Referral Recruitment (in deze kennisgeving gezamenlijk “WF”, “wij”, “ons” of “onze” genoemd). Wij leveren diensten in opdracht van werkgevers (onze opdrachtgever). Wij treden op als gegevensverwerker voor onze klanten, die onze diensten gebruiken om hun referral recruitmentprogramma’s voor werknemers te beheren. De klant is de gegevensbeheerder met betrekking tot de meeste persoonlijke gegevens die u verstrekt bij het indienen van een EOI, dus we raden u aan hun privacybeleid te lezen. Wij zullen echter optreden als verwerkingsverantwoordelijke met betrekking tot technische gegevens, waarover hieronder meer informatie te vinden is.

We hebben een gegevensprivacybeheerder aangesteld. Als u vragen heeft over deze privacyverklaring, neem dan contact met hen op via: [email protected]

Hoe verzamelen we informatie van u?

We verzamelen en verwerken de informatie die u ons geeft wanneer u een EOI indient. Als u om welke reden dan ook rechtstreeks contact met ons opneemt, kunnen we die correspondentie ook bewaren. We zullen ook technische gegevens over u ontvangen van Google Analytics, onze externe analyseprovider.

Welke persoonlijke informatie verzamelen we?

We verzamelen, gebruiken, bewaren en dragen de volgende soorten persoonsgegevens over:

• Identiteits- en contactgegevens: voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, adresgegevens en informatie over eerdere functies (als u ervoor kiest deze te verstrekken). Deze informatie wordt verzameld namens onze klant, tenzij u om welke reden dan ook rechtstreeks contact met ons opneemt.
• Technische gegevens: omvat het type apparaat dat u gebruikt, mobiele netwerkinformatie, uw mobiele besturingssysteem, internetprotocol (IP)-adres, uw inloggegevens, browsertype en -versie, tijdzone-instelling en -locatie, browser plug-in typen en versies, besturingssysteem en platform, en andere technologie die u gebruikt bij het indienen van een EOI.

Hoe gebruiken wij uw Persoonsgegevens?

We zullen uw persoonlijke gegevens alleen gebruiken als de wet ons dat toestaat. Meestal gebruiken we uw persoonlijke gegevens in de volgende omstandigheden:

• Waar we het contract moeten uitvoeren dat we op het punt staan te sluiten of met u zijn aangegaan.
• Waar het noodzakelijk is voor onze legitieme belangen (of die van een derde partij) en uw belangen en fundamentele rechten niet prevaleren boven die belangen.
• Waar we moeten voldoen aan een wettelijke verplichting.

Wij gebruiken uw persoonsgegevens alleen voor de volgende doeleinden:

• Om uw EOI namens onze klant te verwerken – de wettelijke basis voor deze verwerking is de invoeren van deze gegevens door uzelf en uw akkoord hiervoor.
• Om ons bedrijf te beheren en te beschermen (inclusief probleemoplossing, gegevensanalyse, testen, systeemonderhoud, ondersteuning, rapportage en hosting van gegevens) – de wettelijke basis voor deze verwerking is legitiem belang, aangezien dit noodzakelijk is voor het runnen van ons bedrijf.

Met wie delen we uw persoonlijke informatie?

• Gezien onze rol als gegevensverwerker namens onze klanten, zullen we uw persoonsgegevens doorgeven aan onze klant zodat zij contact met u kunnen opnemen in verband met de relevante vacature. Via de app deelt de werkgever beperkte aspecten van uw persoonsgegevens (alleen naam) met de gebruiker van de app die de vacature met u heeft gedeeld, maar alleen voor zover deze de doorverwijzing kan volgen.
• We kunnen uw persoonlijke gegevens delen met onze externe IT-systeemondersteuning en technische ingenieurs.

Internationale doorgifte van persoonsgegevens

Al onze gegevens worden in het VK opgeslagen op servers in Londen. Wij geven uw persoonsgegevens niet door buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Veiligheid

Alle informatie die u ons verstrekt, wordt opgeslagen op onze beveiligde servers. Zodra we uw informatie hebben ontvangen, zullen we strikte procedures en beveiligingsfuncties gebruiken om te voorkomen dat uw persoonlijke gegevens per ongeluk verloren gaan, worden gebruikt of op ongeautoriseerde wijze worden geopend.

We hebben procedures ingevoerd om elke vermoedelijke inbreuk op persoonsgegevens aan te pakken en zullen u en elke toepasselijke regelgevende instantie op de hoogte stellen wanneer we hiertoe wettelijk verplicht zijn.

Dataretentie

We bewaren uw persoonlijke gegevens alleen zolang als redelijkerwijs nodig is om de doeleinden te vervullen waarvoor we ze hebben verzameld. Bewaartermijnen voor persoonsgegevens die namens onze klanten worden verwerkt, zijn onderworpen aan het eigen bewaarbeleid van die klant.

In bepaalde omstandigheden zullen we uw persoonlijke gegevens anonimiseren (zodat deze niet langer aan u kunnen worden gekoppeld) voor onderzoeks- of statistische doeleinden, in welk geval we deze informatie voor onbepaalde tijd kunnen gebruiken zonder u hiervan op de hoogte te stellen. We kunnen sommige van uw gegevens ook bewaren als dit redelijkerwijs nodig is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, te voldoen aan wettelijke vereisten, de beveiliging te handhaven, fraude en misbruik te voorkomen, geschillen op te lossen of onze Algemene voorwaarden voor kandidaten te handhaven.

Uw rechten

Onder bepaalde omstandigheden hebt u rechten op grond van de wetgeving inzake gegevensbescherming met betrekking tot uw persoonlijke gegevens. Meer informatie over deze rechten (met betrekking tot de persoonsgegevens die wij als verwerkingsverantwoordelijke bewaren) is te vinden in het Privacybeleid van WorkFriends Referral Recruitment.

Voor het uitoefenen van uw recht tot beschikking over de door u gedeelde gegevens kunt u altijd contact opnemen met [email protected]